La segregación de funciones consiste en repartir entre distintas personas las tareas de autorizar, ejecutar, registrar y custodiar dentro de un mismo proceso. Es uno de los controles internos más eficaces para prevenir errores y fraudes, y un aspecto que el auditor evalúa al analizar el control interno de una empresa.
¿Por qué es tan importante?
Cuando una sola persona controla todas las fases de una operación, se abre la puerta tanto a equivocaciones que nadie detecta como a irregularidades intencionadas. Separar responsabilidades hace que el trabajo de unos sirva de control sobre el de otros, sin necesidad de supervisión constante.
Ejemplo práctico
En el ciclo de pagos, lo recomendable es que quien aprueba una factura no sea la misma persona que realiza el pago ni quien concilia después la cuenta bancaria. Así, un error o un cargo indebido aflora en alguna de las etapas siguientes.
Cómo aplicarla en pymes
- Identifica los procesos sensibles: pagos, cobros, compras, nóminas y tesorería.
- Reparte las funciones de autorización, ejecución y registro entre personas distintas.
- Cuando no haya personal suficiente, compénsalo con controles de supervisión: revisiones periódicas y aprobaciones por parte de la dirección.
- Revisa los permisos de los sistemas para que reflejen esa separación de tareas.
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